W każdej firmie organizacja transportu stanowi prawdziwe wyzwanie dla osoby koordynującej. Pamiętać należy o uwzględnieniu wszelkich przepisów prawa oraz dodatkowych regulacji, nie pomijając jednocześnie faktu, iż każdy proces transportowo-spedycyjny przebiega inaczej i podlega innym regulacjom w zależności od rodzaju przewożonego ładunku, zaangażowanych gałęzi transportu, sposobu przewozu oraz liczby zaangażowanych w dany transport osób i podmiotów. Ponadto proces ten jest mocno uzależniony od gestii transportowej firmy.
Niezależnie jednak, czy organizacja transportu dotyczy transportu lądowego czy wodnego, międzynarodowego czy lokalnego, pewne czynności, jakie należy podjąć, są identyczne. Inny jest tylko przebieg działań podejmowanych przez podmiot zajmujący się realizacją i organizacją procesu.
Organizację transportu rozpocząć należy bądź od wystawienia zlecenia spedycyjnego, bądź też od przyjęcia tegoż. Należy dokonać rejestracji danego transportu, nadać mu numer identyfikacyjny, który od tej pory figurować będzie na wszystkich dokumentach związanych z danym zleceniem. Coraz częściej przed właściwym zleceniem występuje tzw. zapytanie ofertowe oraz przygotowanie zestawienia kosztów przewozu danej przesyłki.
EKSPORT
Po otrzymaniu zlecenia kolejnym etapem organizacji transportu jest analiza informacji zawartych w zleceniu i przygotowanie ogólnej koncepcji takiego przewozu. Następnie podejmowane są działania zmierzające do zapewnienia możliwości przewozu ładunku. W zależności od środka transportu może to być zarezerwowanie miejsca na statku bądź w samolocie, wagonu, zawarcie umowy czarterowej, zamówienie odpowiedniego samochodu. W przypadku przewozu ładunku w kontenerze, na etapie organizacji transportu niezbędne jest zamówienie – u przewoźnika bądź w firmie leasingowej – odpowiedniego kontenera i jego transport do nadawcy.
Kolejne działanie podczas organizacji transportu to sporządzenie instrukcji wysyłkowej, która jest dostarczana do nadawcy przesyłki. Często załącznikiem do niej jest wypełniony wzorcowo międzynarodowy kolejowy lub samochodowy list przewozowy oraz wzór specyfikacji towarowej. W przypadku przesyłek drobnych niezbędne jest także określenie sposobu i terminu dostarczenia ich do miejsca wyjazdu, najczęściej do magazynu spedytora.
W przypadku przesyłek całopojazdowych i gdy towar wysyłany jest koleją lub samochodem bezpośrednio za granicę, dowodem wysyłki jest wtórnik przywołanego wyżej międzynarodowego listu przewozowego. Ważne jest także zgłoszenie towarów do odprawy celnej na odpowiednim formularzu, wraz z innymi, zgodnymi z prawem celnym dokumentami. Gdy towar zostanie wyekspediowany zagranicę, eksporter powinien powiadomić o tym fakcie spedytora, podając mu jednocześnie dane umożliwiające identyfikację środka transportu. Może to być zatem numer rejestracyjny samochodu czy też numer pociągu i wagonu.
W przypadku transportu lotniczego, po wykonaniu niezbędnych dla organizacji transportu czynności, nadawca uzyskuje międzynarodowy lotniczy list przewozowy. W przypadku transportu morskiego zaś po dokonaniu załadunku na statek, spedytor powinien przedstawić armatorowi dokument potwierdzający ten fakt.
Gdy przesyłka trafia już za granicę, spedytor awizuje ten fakt eksporterowi, przedstawiając mu jednocześnie dokumenty przewozowe, będące potwierdzeniem wykonania zlecenia i stanowiące podstawę do zapłaty za wykonaną usługę. O wysyłce powiadamia także importera oczekującego na odbiór.
Czynnością kończącą i zamykającą organizację transportu jest rozliczenie procesu transportowo-spedycyjnego.
IMPORT
W przypadku działań podejmowanych przez importera w zakresie organizacji transportu większość czynności oraz wymagania dotyczące dokumentów transportowych są podobne. Analogicznie: podstawą jest przyjęcie zlecenia, a po przeanalizowaniu danych nadesłanych przez importera, rezerwacja środka transportu. Podobnie jak w przypadku eksportu, opracować należy koncepcję i organizację transportu.
Po opracowaniu instrukcji dla zagranicznego nadawcy przesyłki oraz wysłania zlecenia do spedytora, należy poczekać na dotarcie awiza informującego o wysyłce, wraz z podanymi informacjami umożliwiającymi zidentyfikowanie konkretnego środka transportu. Awizacja przesyłki umożliwia odbiorcy przygotowanie się na przyjęcie towaru oraz zorganizowanie odprawy celnej.
Podobnie jak w przypadku eksportu, tak i w imporcie końcowym etapem procesu jest całkowite rozliczenie procesu spedycyjnego.